План работы с дебиторской задолженностью

Полые сведение на тему: "План работы с дебиторской задолженностью" с подробным описанием понятным языком. Если у вас возникли вопросы, то вы всегда можете обратиться к дежурному юристу.

План работы с дебиторской задолженностью

МЕЖДУ СЦИЛЛОЙ И ХАРИБДОЙ ИЛИ КАК УПРАВЛЯТЬ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ.
Пустынникова Ю.М.
Управление сбытом №2, 2006

С развитием сетевой розницы проблема дебиторской задолженности у производителей и дистрибуторов потребительских товаров стала обостряться. В b2 b-секторе эта проблема всегда была достаточно актуальной: длительный цикл реализации заказа или проекта, зависимость от бюджетных поступлений крупных государственных заказчиков – это постоянная объективная реальность, с которой приходится работать. Однако размер дебиторской задолженности зависит не только от объективных обстоятельств, но и от того, насколько грамотно выстроена работа компании в этой области. В этой статье мы рассмотрим те меры, которые используются компаниями для сокращения размера и срока дебиторской задолженности.


Все уже случилось
В своей практике мы регулярно сталкиваемся с тем, что компании либо принципиально не создают дебиторскую задолженность, работая по 100% предоплате (но таких сейчас единицы), либо, что чаще, воспринимают дебиторскую задолженность как нечто фатальное и неотвратимое, а потому лишь ограничиваются вялыми попытками вернуть просроченные долги, а то и вовсе сознательно и планово идут на увеличение объемов и сроков «дебиторки». И такое «буддистское» отношение сохраняется до тех пор, пока проблема не достигнет угрожающих размеров.

Второй важный момент в работе с дебиторской задолженностью – это организация всего процесса. Типичные управленческие ошибки, с которыми мы сталкиваемся в этой сфере таковы:

  • Руководитель только проверяет объем и время просрочки дебиторской задолженности, а после этого «пропесочивает» «нерадивых» продавцов.
  • Руководитель вводит механизм премирования или депремирования по дебиторской задолженности и пускает дела на самотек, предоставляя менеджерам самим контролировать себя.

В первом случае применяется только моральное воздействие, а во втором — только материальное и везде руководитель устраняется от проблемы, конструктивные решения сложных случаев не ищутся, продавцы не чувствуют поддержки со стороны руководителя. Они остаются с проблемой один на один. Второй вариант встречается несколько реже, чем первый. Вообще, ситуация работы с дебиторской задолженностью нередко провоцирует руководителя на авторитарный стиль управления. Соблазн возложить всю ответственность за объем «дебиторки» на менеджеров по продажам и провести с ними «воспитательную расправу» очень велик. Но не стоит забывать, что ответственность руководителя в данном случае не меньше (ведь он проглядел проблему, дождался, пока она примет особо неприятный характер). Поэтому лучше все же начать работу в конструктивно-демократическом стиле и привлечь продавцов к выработке решения проблемы – ведь они тоже чувствуют свою вину и хотят исправить положение. К тому же в качестве союзников менеджеры будут гораздо эффективнее, чем в качестве «отрабатывающих повинность». По нашему опыту, максимального эффекта можно добиться, организовав работу по сбору дебиторской задолженности следующим образом:

  1. Руководитель поручает менеджерам по продажам подготовить данные по дебиторской задолженности их клиентов (если клиенты не закреплены за менеджерами, то руководитель может попросить финансовую службу подготовить необходимые данные по клиентам компании в целом). Сбор информации должен идти по следующим параметрам:

Таблица 1. Параметры сбора информации о дебиторской задолженности.

Менеджер _____________________ Дата ____________________

Клиент

Объем дебиторской задолженности, руб.

% от общего объема дебиторской задолженности

Срок погашения дебиторской задолженности

Просрочка (дней)

Примечания о клиенте

В графе примечания указываются причины неуплаты, особые договоренности с клиентом и прочие важные для принятия решения о дальнейших шагах сведения.

Материальное стимулирование также имеет серьезное значение на данном этапе. Стимулирование по работе с дебиторкой может строиться несколькими способами. В случае, если в компании уже существует приличный объем просроченной дебиторской задолженности, то используют механизм премирования за возвращение дебиторской задолженности. При выполнении плана по возвращению дебиторской задолженности менеджеры получают дополнительное вознаграждение, а при не выполнении – не только лишаются «приработка», но и теряют часть основной премии (за объем продаж, например). При использовании этого подхода, вознаграждение может быть выстроено и как сумма бонусов, и как доля процента от возвращенных денег. Если вы будете использовать процентную схему, то продавцы, скорее всего, будут заинтересованы в возвращении в первую очередь крупных долгов, если же это будет бонус за каждый возвращенный долг, то они начнут работу с тех клиентов, с которых получить возвращение «дебиторки» проще всего. Однако, такая схема применима лишь на небольшом участке времени и только в форс-мажорных обстоятельствах. Если применять ее в обычной жизни, продавцам будет выгодно создавать долги, а потом их героически возвращать и получать за это премию.

Но, если в целом работа с возвращением дебиторской задолженности не напоминает в вашей компании «кровавое воскресенье», то положительное стимулирование можно и не применять, ограничившись депремированием. Либо премировать за соблюдение норм дебиторки по срокам и объемам (норма может быть установлена единая на всю компанию, например, не более 15 дней, либо индивидуализированная – в соответствии с договором с клиентом)

Стимулирование же бухгалтеров и юристов лучше выстроить в виде фиксированных бонусов за возвращение каждого долга – ведь вне зависимости от того, какова сумма, они проделывают примерно одинаковую работу, при этом исправляя чужие ошибки.

Пока не началось
Затронув вопрос построения системы стимулирования при работе с дебиторской задолженностью, мы плавно перешли к обсуждению превентивных мер.

Так, например, совершенно не обязательно дожидаться финансового кризиса, чтобы ввести в систему оплаты труда продавцов стимулирование за работу с дебиторской задолженностью. Это вполне можно использовать в качестве профилактики.

Одним из наиболее простых, распространенных и весьма действенных методов профилактики при работе с дебиторской задолженностью является система частичной предоплаты и регулярных промежуточных платежей. Такая схема выгодна для обеих сторон – и для клиента, и для продавца. Один получает рассрочку платежа, другой – снижает риски неполучения денег и уровень их обесценивания в процессе ожидания платежа.

Далее в рейтинге популярности следует проверка службой безопасности клиентов на благонадежность. Метод очень хороший, если у вас есть служба безопасности, способная его применить. Те, кто пока не обзавелся СБ, тоже нередко проверяют клиентов, но это уже «разведка боем»: новый клиент работает по особым условиям на первые 3 отгрузки – размер обычной предоплаты увеличивается, скидки не предоставляются. Такой «разведывательный» режим применяют и те, кто способен навести справки о своих партнерах – «береженого Бог бережет». Однако, это еще не вся «солома», которую можно и нужно подстелить. Ведь часто, чем больше доверия поставщик испытывает к клиенту, тем на большие уступки с развитием отношений он может пойти. А клиент может, в конце концов, не устоять перед искушением. Или столкнуться с непредвиденными обстоятельствами – для поставщика это уже все равно, деньги он теряет в любом случае. Поэтому даже если вы работаете с проверенными клиентами, не увлекайтесь «индивидуальным подходом» — в работе с клиентами все же необходимо устанавливать определенные рамки.

Читайте так же:  Имеют ли право коллекторы звонить в воскресенье

И лучше, чтобы эти рамки были оформлены не только внутренними положениями (например «о ценовой политике» или «о предоставлении скидок и рассрочек платежей»), но и юридическими документами. В первую очередь грамотно составленными договорами. Правовому аспекту необходимо уделять особое внимание, потому что только грамотно составленный договор может хоть как-то помочь вам в случае, если клиент отказывается выполнять свои обязательства. Работать же вовсе без договоров, какими бы славными ни были ваши отношения с клиентами («вы отгрузите, а договор мы оформим чуть позже, нам срочно надо»), нельзя категорически. Точно так же как неразумно отгружать вторую-третью партию товара в кредит, когда с вами еще не расплатились за предыдущие.

Кроме того, очень полезно свой «опыт – сын ошибок трудных» воплотить в виде листа стоп-факторов для продавцов, в котором перечислить основные признаки/симптомы злостных неплательщиков (особенности организации бизнеса, типичное поведение). Это позволит продавцам уже после первых контактов определить потенциально опасных клиентов и предложить им максимально безопасные для вашей компании условия сотрудничества. Либо просто отказаться от сотрудничества, если по слишком большому количеству стоп-факторов клиент напоминает злостного неплательщика.

При этом для составления такого списка можно просто устроить мозговой штурм и, путем обсуждения и обобщения опыта сотрудников отдела продаж и службы безопасности, составить перечень типичных признаков неплательщиков, а можно подкрепить эту экспертизу еще и анализом клиентской базы.

Основным преимуществом использования этого трудоемкого метода является возможность не только составить признаки типичного неплательщика, но и определить образ клиента, аккуратного в своих платежах, научиться выявлять и тех и других более точно и разработать разные условия сотрудничества для этих групп клиентов. Если провести сортировку клиентской базы сразу по двум параметрам – объем закупок и аккуратность платежей, проанализировав результаты, можно будет вычленить группу, которая по соотношению этих двух факторов является оптимальной для вашей компании. Например, в этой группе могут оказаться клиенты, которые делают регулярные закупки среднего объема и не задерживает платежи более чем на неделю, от оговоренного срока (тогда как для крупных клиентов может быть характерна просрочка платежей на 1,5-2 месяца). Более детальный анализ позволит понять, какие еще параметры объединяют ваших наиболее выгодных клиентов и отличают от всех остальных: возможно у них сходным образом организован бизнес (например, среднего размера региональные оптовики), или они ориентированы на один и тот же ассортимент продукции (кроме вашего товара, торгуют еще и дополнительными) и так далее.

Пример 1. После проведения анализа клиентской базы, компания, выпускающая чай, обнаружила, что лучшими ее клиентами являются отнюдь не крупные дистрибуторы чая и кофе, а оптовики, торгующие всем спектром бакалейной продукции. Это существенным образом повлияло на политику продаж данной компании.

Выявив такой «букет» характеристик, вы можете переориентировать политику привлечения клиентов на клиентов, максимально отвечающих уточненному целевому образу. Кроме того, имеет смысл внести изменения в систему стимулирования ваших дилеров:

  • предложить лучшим клиентам скидки или накопительные товарные бонусы за аккуратность платежей.
  • вручать призы за отсутствие задолженностей,
  • взять на себя часть расходов по транспортировке или организовать промо-поддержку продаж и в их регионе и множество других способов поощрения.

По нашим наблюдениям этот метод редко используется вне FMCG сферы, а зря, потому что поощрение лучших клиентов не только благотворно влияет на состояние дебиторской задолженности у поставщика, но и вообще работает на укрепление отношений с клиентами, повышает их лояльность.

Умный гору обойдет
Но далеко не всегда попытки решить проблему дебиторской задолженности, находясь в рамках существующего бизнеса и существующей стратегии способны решить проблему с достаточно ощутимым результатом. Нередко для того, чтобы обеспечить компании «финансовую подушку безопасности» приходится диверсифицировать бизнес и искать наши рынка, в которых проблема задержки платежей стоит не так остро, как в вашей.

Пример 2. Компания, работающая на рынке товаров медицинского назначения (расходные материалы для лабораторий) сильно страдала от ярко выраженной сезонности спроса и задержек платежей своих клиентов – государственных медучреждений. Пики продаж и оплат приходились четко на те месяцы, когда в медучреждения поступала очередная порция бюджета. В остальное же время поток денежных средств превращался в тонкий ручеек. Понимая, что такая ситуация характерна для всех медучреждений, компания начала продумывать выход в смежные ниши рынка. Так были налажены контакты с пищевыми производствами, ветеринарной службой и даже производствами удобрений, использовавшими пробирки в качестве упаковки для своей продукции. Выход на новые рынки сбыта позволила компании сгладить сезонность и выровнять входящий поток платежей.

Нередко выход в эти соседние ниши напрямую связан с изменением в ассортименте компании. Зачастую идеи того, что именно необходимо изменить в ассортименте и на какие ниши следует обратить внимание, лежат на поверхности, а то и вовсе «валяются под ногами».

Пример 3. Компания, предлагающая на российском рынке промышленную отопительную технику западного производства, воспринимало большой объем дебиторской задолженности как непреложный факт. С тех пор, как компания начала работать с крупными строительными компаниями и выиграла тендер на поставку отопительного оборудования для замены устаревшего для ЖКХ, выросла и доля просроченной дебиторской задолженности. Это сподвигло компанию развивать потребительский сегмент отопительного оборудования, который ранее рассматривался как сугубо неприоритетный и непрофильный. Результаты продаж превзошли самые смелые ожидания – техника пользовалась очень большим спросом и частные покупатели платили сразу «живыми деньгами», поэтому дилеры (монтажные организации), через которых компания осуществляла продажи, стали брать котлы для частного сектора по предоплате.

Как видим, даже такая «ужасная» проблема, как возвращение дебиторской задолженности имеет массу разнообразных решений, которые можно разным образом сочетать, в зависимости от текущей ситуации и особенностей бизнеса. Главное – это верить в победу, и тогда все будет получаться.

Читайте так же:  Получить кредит с просрочками

Источник: http://www.axima-consult.ru/stati-debit.html

Как работать с должниками, когда присутствует дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность – долги жителей многоквартирного дома перед управляющей компанией (УК) или ТСЖ.

Управляющие компании отслеживают собираемость платежей за жилищно-коммунальные услуги. Собственники помещений накапливают долги по оплате за коммунальные услуги. Рассмотрим, почему так происходит. Разберем, какие есть механизмы взыскания задолженностей и в каких случаях они применяются.

Почему жители дома накапливают долги по оплате коммунальных услуг

В обязанности жителей многоквартирного дома входит оплата коммунальных услуг (статья 153 Жилищного Кодекса РФ). Обязанности жильца возникают после регистрации права собственности на помещение. Часть собственников безответственно относится к обязанностям по оплате услуг. Это создает проблемы для управляющих компаний.

Почему собственник не платит по счетам:

временно отсутствовал по месту жительства и не получал счета;

не платит систематически, накапливая большие суммы задолженностей;

считает, что управляющая компания ненадлежащим образом выполняет обязательства;

считает, что природные ресурсы принадлежат гражданам на одинаковых условиях.

Управляющая организация определяет причину неуплаты и выбирает соответствующий метод взыскания задолженности:

ограничение или приостановление предоставления коммунальных услуг.

Рассмотрим подробнее каждый.

Механизмы взыскания долгов ЖКХ

Информационно-разъяснительная работа

Распространенный способ мотивировать жильцов оплачивать коммунальные услуги – начислять пени. О начислении пеней УК уведомляет в письменном виде.

Плата за жилое помещение вносится не позже даты, указанной в договоре с управляющей компанией (статья 155 Жилищного Кодекса РФ). Если дата не установлена в договоре, то платить нужно до 10 числа. Оплата считается просроченной с 11 числа (статьи 190-192 Гражданского Кодекса РФ).

Решить проблему с должниками поможет договор о погашении задолженности. Собственник погашает долг в соответствии с договором на условиях, которые предлагает управляющая компания.
В договоре указываются:

срок действия оплаты задолженности;

последствия при нарушении обязательств должника;

Если должник готов погасить долг в полном объеме за один раз, включите в договор:

период образования долга;

предполагаемый срок выплаты.

Управляющая компания составляет договор о погашении задолженности в письменной форме в соответствии со статьей 161 Гражданского Кодекса РФ.

Претензионно-исковая работа

Иногда информационно-разъяснительная работа с должниками не приносит результатов, и управляющая компания обращается в суд общей юрисдикции.

Учитывайте уважительные причины неуплаты собственником жилищно-коммунальных услуг:

задержка зарплаты или пенсии;

тяжелое материальное положение собственника или нанимателя;

наличие в семье инвалида;

наличие несовершеннолетнего ребенка в семье.

Подобные ситуации рассматриваются отдельно и требуют документальных подтверждений. Управляющая компания не выиграет дело при таких обстоятельствах.

Если суд встает на сторону управляющей компании, ей выдается судебное решение или приказ (статья 122 Гражданского Кодекса). Вместе с судебным решением выдают исполнительный лист. Управляющая компания приступает к взысканию задолженностей.

Использовать судебное решение можно двумя способами:

взыскать сумму через банк;

обратиться к судебным приставам.

Управляющая компания предоставляет исполнительный лист в банк, где открыт счет должника (статья 8 Федерального закона № 229-ФЗ). Если неизвестно, какой банк обслуживает должника, исполнительный лист предоставляют в службу судебных приставов. Судебный пристав отправляет исполнительный лист в бухгалтерию на работу задолжавшего или арестовывает имущество.

Судебный пристав вправе запретить выезд за границу, если сумма долга больше 30 000 рублей (статья 1 Федерального закона №190-ФЗ). Эта мера работает с должниками, у которых есть средства, но нет желания платить.

Ограничение или приостановление предоставления коммунальных услуг

Управляющая компания ограничивает или приостанавливает предоставление коммунальных услуг. Мера применяется, когда сумма долга превышает два месячных размера оплаты за ЖКУ в соответствии с Постановлением Правительства РФ № 354.

За долги ограничивается:

подача горячего водоснабжения;

УК в письменном виде уведомляет должников дома об ограничении и приостановлении коммунальных услуг. Услуги отключают в течение 20 дней со дня отправки уведомления (Постановление правительства РФ №354 пункт 119).

Ограничение или приостановка поставки коммунальных услуг не нарушает права других жителей многоквартирного дома, которые добросовестно платят по счетам (раздел 11 постановления Правительства РФ № 354).

Методы работы с должниками с помощью программного обеспечения

Работать с должниками и повышать собираемость платежей можно с помощью программного обеспечения. Рассмотрим способы уменьшения дебиторской задолженности с помощью продукта 1C: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК (подробнее). Программа предлагает гибкие методы работы с должниками:

Рассылка СМС и email-сообщений. Соберите номера телефонов и электронные почты жителей многоквартирного дома. С помощью СМС и email рассылок жильцы будут осведомлены об уплате коммунальных услуг и не накопят задолженности.

Голосовые сервисы автообзвона должников. Сервисы автообзвона автоматически осуществляют телефонные звонки потребителям услуг с напоминанием об оплате. Подробнее.

Автоматическая выборка списка должников по критериям:

по суммам долга;

по срокам долга;

по датам возникновения задолженностей;

Чаты в мессенджерах для жителей. Управляющая компания может вести чаты в мессенджерах, поддерживая общение с жителями дома. Заранее оповещайте жителей о сроках оплаты коммунальных услуг. Напоминайте должникам о необходимости оплаты.

Видео (кликните для воспроизведения).

Повесить на стенде объявлений информацию о важности своевременной оплаты услуг ЖКХ. На стенде объявлений можно оставить информацию о долге по дому с просьбой оплатить коммунальные услуги в срочном порядке. Повесьте специальные листовки. С их помощью жители дома узнают, как оплачивать коммунальные услуги через личные кабинеты Сайта ЖКХ (подробнее) и не просрочат платежи.

Не все собственники жилых помещений злостные должники. Есть те, кто занят или забывает об оплате услуг. Избежать подобных случаев поможет мобильное приложение ЖКХ Личный кабинет, которое жителям нужно установить на смартфоны. С помощью мобильного приложения управляющая компания сможет принимать показания счетчиков и оплату за коммунальные услуги. С помощью push-уведомлений от УК жители будут заранее знать, когда и сколько необходимо оплатить, чтобы не допустить задолженности.

Читайте так же:  Недостача при инвентаризации восстановление ндс

Используйте методы в совокупности, чтобы повысить собираемость платежей и уменьшить количество должников.

Источник: http://vgkh.ru/articles/rabota-s-dolzhnikami/

10 правил управления дебиторской задолженностью

Возможность предоставлять товары и услуги на условиях отсрочки платежа всегда является важным конкурентным преимуществом. Однако, дебиторская задолженность нуждается в постоянном управлении для эффективного использования.

В ситуации экономического кризиса многие предприятия сталкиваются с острым дефицитом оборотных средств. Как следствие, возникают проблемы с взаиморасчётами, растёт просроченная дебиторская задолженность и соответственно интерес к методам её минимизации. В этой статье сформулирован ряд правил, позволяющих повысить эффективность управления дебиторской задолженностью.

Прежде всего, управление дебиторской задолженностью состоит из двух контуров — долговременного и оперативного. Долговременное управление дебиторской задолженностью организуется в рамках общей процедуры управления финансами и состоит из планирования ДЗ и контроля соответствия фактического состояния плану.

На этапе планирования происходит распределение ресурсов предприятия по направлениям деятельности: клиентским сегментам, товарным группам, торговым маркам. Предоставление отсрочек — это дополнительная услуга, которую оказывает компания своим клиентам, и оказывать её имеет смысл только самым важным, целевым клиентам, не распыляя ресурсы предприятия на другие сегменты рынка. Более того, иногда с целью продвижения отдельных товарных групп, торговых марок компания устанавливает для них заниженные нормативы оборачиваемости. Итак, правило №1: управляя дебиторской задолженностью, компания должна учитывать свои маркетинговые приоритеты. Отсюда правило № 2: информационное обеспечение планирования и контроля должно позволять эту задачу решить, то есть дебиторскую задолженность нужно научиться планировать и измерять во всех интересующих разрезах.

Оперативное управление дебиторской задолженностью состоит из этапов принятия решения о предоставлении отсрочки конкретному клиенту, контроля сроков погашения и процедуры работы с просроченной дебиторской задолженностью.

Иногда бывает так, что тщательно прописанные планы никак не влияют на реальную жизнь. Чтобы избежать такого казуса в области управления дебиторской задолженностью, советую соблюдать правило №3: процедуру решения о предоставлении отсрочки новому клиенту начинайте с проверки его соответствия установленным на этапе планирования лимитам и критериям.

Если результат проверки положительный, нужно убедиться в платёжеспособности и легитимности нового контрагента (правило №4). Возможность получить регистрационные данные и бухгалтерскую отчётность предприятия существовала всегда, сейчас же эти данные размещены свободно в интернете. Тем не менее, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что руководители предприятий либо не знают о такой возможности, либо игнорируют её, повышая риски предоставления отсрочек.

В ходе подготовки решения не забудьте и о правиле № 5 — заручитесь поддержкой распорядителя финансов вашего клиента. Часто получается так, что менеджер по продажам общается лишь с частью закупочного комитета, плохо себе представляя процедуры принятия решений у вашего клиента. В условиях дефицита денежных средств распорядитель финансов, которым часто выступает финансовый директор, руководствуется собственными приоритетами и, если вы не имеете контакта с ним, повлиять на эти приоритеты будет сложно.

Итак, положительное решение об отсрочке принято и пора перейти к правилу № 6: тщательно подготовьте и проверьте пакет документов, сопровождающих сделку. По этому вопросу я хочу адресовать читателей к статье нашего юридического партнёра , ранее опубликованной в нашей рассылке.

К сожалению, до сих пор приходится сталкиваться с тем, что в некоторых компаниях отсутствует система контроля финансовой дисциплины. То есть менеджеры по продажам, конечно, предупреждены о необходимости такого контроля и возможно даже где-то записывают плановые сроки погашения задолженностей своих клиентов. Если система стимулирования заставляет, менеджеры даже позванивают клиентам, напоминают о долге. Но в целом политика компании в отношении должников отсутствует, что в случае форс-мажорных обстоятельств на рынке даст о себе знать.

Формирование такой политики начинается с выполнения правила № 7: определите сотрудников, ответственных за своевременное погашение дебиторской задолженности. И не факт, что это должны быть менеджеры по продажам! Взыскание долгов — это работа, чреватая конфликтами. Мобилизуя на неё продавцов, вы рискуете испортить их отношение с клиентом, а значит потерять его. Если масштаб бизнеса и ресурсы позволяют, иногда полезнее сыграть в «плохого и хорошего полицейского». Пусть независимый сотрудник финансовой службы работает с просроченным долгом по отработанной процедуре, зато менеджер по продажам сможет сохранить добрые отношения с клиентом в расчёте на следующие сделки.

В последней фразе речь идёт о правиле № 8: разработайте и внедрите процедуру, бизнес-процесс работы с просроченной дебиторской задолженностью. Сам по себе бизнес-процесс может варьироваться в зависимости от ряда обстоятельств, но принципы его построения должны быть неизменны:

  1. Все действия вашей компании по реализации процедуры взыскания задолженности должны незамедлительно сообщаться высшему руководству компании-должника.
  2. Для каждой категории клиентов должна быть разработана система санкций, используемая в зависимости от суммы долга и продолжительности просрочки.
  3. По мере повышения уровня санкций к решению о дальнейших шагах должен привлекаться более высокий уровень должностных лиц.
  4. Обязательно фиксируйте все факты контактов, переговоров.

В бизнес-процессе взыскания задолженности должно быть закреплено решение важнейшего вопроса: продолжать или нет отгрузки при наличии просроченной дебиторки. Не рискну формулировать правило по этому вопросу, так как его решение зависит от ряда обстоятельств. Отмечу лишь одно из них: вы должны ясно представлять свои возможности по предотвращению отгрузок должнику аналогичной продукции конкурентами.

В российском бизнесе редко используют правило № 9: стимулируйте своевременное погашение дебиторской задолженности. То ли это связано с особенностями нашего бухгалтерского учёта, затрудняющего легальный бонус после отгрузки, то ли с тем, что распорядитель финансов часто равнодушен к возможным дополнительным скидкам для его предприятия. В последнем случае бывает полезно довести ваше предложение до руководителя, заинтересованного в скидке, хотя определить этого человека и выйти на контакт с ним в крупных российских компаниях бывает не просто.

И, наконец, правило № 10: проявляя настойчивость в истребовании просроченного долга, старайтесь избегать личного конфликта с должником. Считайте, что у вас ним возникла общая проблема, которую нужно решить. Такой подход не только ускорит положительное решение, но и позволит вам сберечь нервные клетки.

Читайте так же:  Приказ по улучшению условий труда образец

Источник: http://piter-consult.ru/home/Articles/Simply-about-the-difficult/rules-of-debts-management.html

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — образец

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — образец можно скачать на нашем сайте- необходим, в первую очередь, тем предприятиям, деятельность которых предусматривает наличие большого количества дебиторов. Как организовать эффективное управление дебиторской задолженностью (далее ДЗ) путем разработки и внедрения соответствующего регламента — расскажет наш материал.

Для чего нужен регламент по работе с дебиторкой

Состояние дебиторской задолженности является одним из важных факторов эффективной работы предприятия в целом. По сути — в ДЗ аккумулируются оборотные средства, необходимые для деятельности предприятия. Поэтому хорошая оборачиваемость ДЗ — это путь к обеспеченности компании собственными оборотными средствами. В то время как зависание денег в долгах дебиторов — это и возможное возникновение проблем с оборотными средствами, и ухудшение финансовых показателей предприятия, которые будут представлены в отчетности.

Единый регламент по управлению ДЗ нужен, в первую очередь, если:

  • Существует большое количество дебиторов у предприятия. В качестве примеров таких компаний можно привести:
    • микрофинансовые организации;
    • компании, оказывающие услуги связи на постоплатных тарифах;
    • управляющие компании в жилых домах.
  • Существует значительное число подразделений или структурных единиц компании (или группы), у каждой из которых есть свои дебиторы. В этом случае обязательно должен существовать единый для всех регламент по учету и управлению такой важной статьей, как ДЗ.

Основным назначением положения о ДЗ является систематизация порядка работы с ДЗ и внедрения единых нормативов и методов учета и управления ДЗ.

Какие основные моменты должны быть предусмотрены в положении о работе с ДЗ

В регламенте по работе с ДЗ должны быть рассмотрены все аспекты работы с долгом, начиная с момента его возникновения и заканчивая либо погашением, либо списанием.

В том числе рекомендуется предусмотреть разделы, устанавливающие:

  1. Порядок учета и классификации ДЗ. В данном аспекте следует рассмотреть:
  • общий порядок учета задолженности с момента ее возникновения (в т.ч. порядок необходимого документирования долга, который затем может понадобиться для претензионной и судебно-исковой работы);
  • классификацию задолженности на рабочие группы, включая определение момента перехода ДЗ из текущей в просроченную, из просроченной — в нереальную к взысканию и подлежащую списанию.
  1. Порядок инвентаризации и анализа ДЗ для целей контроля и управления. В данный раздел, в зависимости от специфики деятельности предприятия, могут быть включены положения:
  • о порядке проведения инвентаризации задолженности, в т.ч. может быть предусмотрено создание для этого на предприятии постоянно действующей комиссии;
  • по методикам анализа задолженности на предмет ее сомнительности, прогнозу возвратности и т.п.;
  • иные положения, позволяющие иметь полную и оперативную картину состояния ДЗ на конкретном предприятии.
  1. Иные действия, которые считает необходимыми менеджмент компании. Например, может быть принято решение продавать «плохую» ДЗ третьим лицам по минимальной цене.

Нюансы выбора методов работы с ДЗ

В первую очередь речь здесь пойдет о методах истребования долга до суда. Конкретные методы могут отличаться в зависимости от сферы и характера основной деятельности. Главным моментом, который учитывается при поиске метода,— это возможность влиять на должника. Самыми эффективными методами являются связанные с ограничением предоставления постоянно необходимых должнику услуг. Например:

  • ограничение коммунальных услуг неплательщикам по ЖКХ;
  • блокировка телефонного номера должнику по услугам связи.

Однако возможность влиять на должника именно таким образом есть не всегда. Тогда практикуется активная разъяснительная работа, например детальное описание негативных последствий для должника в случае взыскания задолженности судебными приставами за счет имущества, предъявления исполнительных документов по месту работы должника и т.п.

Помимо этого, где возможно, применяются и методы некоторой поддержки должника. Например, для многих категорий малоимущих граждан предусмотрена государственная поддержка—в виде предоставления льгот или субсидий на оплату услуг ЖКХ. Если в ходе досудебной работы выясняется, что должник имеет право на господдержку, но по каким-то причинам ею не пользуется, предприятие-кредитор может разъяснить такому должнику его права и возможности по снижению платежей. В будущем это принесет определенные выгоды и должнику, и компании — у должника будет больше возможностей рассчитываться за коммуналку в срок, если платежи будут уменьшены, а у компании снизится процент «плохой» задолженности.

Еще одним популярным способом урегулирования сложностей с должником является реструктуризация его долгов. В данном случае необходимо разработать такой вариант графика погашения долга, который будет посильным для должника и достаточно выгодным для компании.

В предлагаемом образце положения о работе с дебиторской задолженностью мы постарались привести наибольшее количество распространенных способов досудебного урегулирования долгов.

Итоги

Регламент по работе с дебиторской задолженностью — распространенный документ, позволяющий эффективно контролировать и управлять ДЗ. Особенно этот документ требуется там, где необходимо установить единый порядок работы с ДЗ по нескольким подразделениям (например, в группе компаний или в сети филиалов). Также регламент нужен, если у предприятия в силу характера его деятельности имеется большое количество мелких дебиторов, долги которых нужно отслеживать и оперативно ими управлять.

Источник: http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/reglament_po_rabote_s_debitorskoj_zadolzhennostyu_obrazec/

Дебиторская задолженность. Грамотный контроль, планирование и управление

Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.

На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:

Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:

где Кдз – коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;

З – сумма задолженности;

А – общая сумма оборотных средств.

Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:

где КО – количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;

ОР – сумма оборота в рассматриваемом периоде;

З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:

Читайте так же:  Дополнительный отпуск по уходу за ребенком

где Кпр – коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;

Зпр – задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;

З – сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:

Эдз = Пдз — Здз — Пдз,

где Эдз – коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;

Пдз – прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;

Здз – затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);

Пдз – сумма финансовых потерь от невозврата долгов.

Далее определяем необходимую сумму оборотных средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность, используя формулу:

Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),

где Сдз – сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;

Ор – запланированный объем сбыта в кредит;

Кс – соотношение себестоимости и цены продукции;

Пдн – средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;

Пдр – период просрочки платежей, дней.

Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.

Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.

Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.

Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.

Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.

В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:

где Пг – норма процентной ставки на предоставляемый кредит;

Цс – скидка при немедленной оплате без отсрочки;

Сп – срок действия кредитного договора.

Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.

Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.

Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).

Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Этап управления дебиторской задолженностью

Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью

Установление срока оплаты в пределах действия договора Выписывание счета на оплату Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписывание расходных накладных, получение подтверждения от клиента о получении товара в надлежащих количестве и качестве) Напоминание о дате платежа (за три рабочих дня до окончания срока действия договора) Контроль за просроченными платежами до 7 рабочих дней

Выяснение причин задержки платежа

Согласование графика погашения просроченной задолженности Прекращение дальнейших отгрузок Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций от 7 до 30 рабочих дней Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости уплаты Личная встреча с руководителем или собственником компании должника

Коммерческий директор, отдел сбыта Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству от 30 до 60 рабочих дней

Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения

Начальник службы безопасности, отдел сбыта Официальная претензия (письменно) более 60 рабочих дней

Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.

Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.

В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.

Видео (кликните для воспроизведения).

Источник: http://www.klerk.ru/buh/articles/296996/

План работы с дебиторской задолженностью
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here